Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Fundacja na rzecz Hospicjum Maryi Królowej Apostołów w Krakowie, prowadząca Gabinety Papilio, z siedzibą przy ul. Cegielnianej 6B/45, 30-404 Kraków, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001063161, NIP 6793279476, REGON 526664276.

W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:

• e-mailowo: kontakt@gabinetypapilio.pl,
• telefonicznie: 735 749 174,
• listownie na adres siedziby wskazany powyżej.

2. Zakres i źródło danych

Przetwarzamy dane otrzymane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jej rodzica lub opiekuna prawnego, a także dane techniczne powstające podczas korzystania ze strony internetowej.

W zależności od sposobu kontaktu mogą to być:

• imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz treść wiadomości lub rozmowy,
• dane potrzebne do umówienia spotkania i podjęcia działań przed rozpoczęciem usługi,
• dane dziecka przekazane przez rodzica lub opiekuna w zakresie niezbędnym do organizacji pomocy,
• dane techniczne zapisywane w logach serwera, takie jak adres IP, data i czas żądania, odwiedzona podstrona, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz kod odpowiedzi serwera.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

3.1. Kontakt i umówienie spotkania

Dane przekazane telefonicznie lub e-mailowo przetwarzamy, aby odpowiedzieć na zapytanie, dobrać właściwą formę kontaktu i - na życzenie osoby kontaktującej się - umówić spotkanie.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy przetwarzanie jest konieczne do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub do wykonania umowy. W przypadku ogólnych pytań podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań.

Korespondencję przechowujemy przez czas potrzebny do zakończenia sprawy, a następnie - jeżeli jest to konieczne - do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń lub okresów wymaganych przepisami prawa. Dane związane ze świadczeniem usług terapeutycznych mogą podlegać odrębnym zasadom i okresom przechowywania, o których osoba korzystająca z pomocy jest informowana przy rozpoczęciu współpracy.

3.2. Działanie i bezpieczeństwo strony

Dane techniczne w logach serwera przetwarzamy w celu wyświetlenia strony, zapewnienia jej bezpieczeństwa, wykrywania błędów i przeciwdziałania nadużyciom. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na bezpiecznym i prawidłowym prowadzeniu strony.

Logi są przechowywane co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że dłuższy okres jest niezbędny do wyjaśnienia incydentu, obrony przed roszczeniami lub wykonania obowiązku prawnego.

3.3. Obowiązki prawne i roszczenia

Jeżeli jest to wymagane, dane przetwarzamy również w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń w ramach prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane są wtedy przechowywane przez okres wskazany w przepisach albo do upływu odpowiedniego terminu przedawnienia.

4. Dane dotyczące zdrowia

Informacje o stanie zdrowia należą do szczególnych kategorii danych osobowych. Na etapie pierwszego kontaktu prosimy nie przekazywać ich w szerszym zakresie, niż jest to konieczne do wskazania rodzaju poszukiwanej pomocy.

Jeżeli przetwarzanie danych dotyczących zdrowia jest niezbędne do świadczenia uzgodnionej pomocy, odbywa się ono na podstawie właściwej przesłanki z art. 9 ust. 2 RODO, odpowiedniej do charakteru usługi i sytuacji osoby korzystającej z pomocy, z poszanowaniem tajemnicy zawodowej. Szczegółowa informacja dotycząca dokumentacji prowadzonej w ramach świadczenia usług jest przekazywana odrębnie, jeżeli ma zastosowanie.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji opisanych celów:

• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej i obsługi informatycznej, którzy przetwarzają dane na zlecenie Administratora,
• specjalistom współpracującym z Gabinetami Papilio, jeżeli jest to konieczne do obsługi zapytania lub realizacji usługi,
• podmiotom świadczącym usługi prawne, księgowe lub administracyjne,
• organom publicznym i innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych ani nie udostępnia ich do niezależnych celów reklamowych.

6. Usługi zewnętrzne i przekazywanie danych

Strona internetowa pobiera kroje pisma z usługi Google Fonts. W związku z nawiązaniem połączenia z serwerami dostawcy Google może otrzymać dane techniczne, w szczególności adres IP i informacje o przeglądarce. Dostawcą dla użytkowników z Europejskiego Obszaru Gospodarczego jest co do zasady Google Ireland Limited.

Jeżeli dostawca technologiczny przekazuje dane poza Europejski Obszar Gospodarczy, przekazanie odbywa się z zastosowaniem mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych.

7. Pliki cookies

W obecnej wersji strona gabinetypapilio.pl nie wykorzystuje własnych plików cookies ani podobnych technologii do analityki, profilowania lub reklamy. Strona nie korzysta z narzędzi śledzących, takich jak Google Analytics czy piksele reklamowe.

Jeżeli w przyszłości zostaną wprowadzone funkcje wymagające zgody użytkownika, przed ich uruchomieniem zostanie udostępniony odpowiedni mechanizm wyboru, a niniejsza polityka zostanie zaktualizowana.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania nieprawidłowych danych oraz uzupełnienia danych niekompletnych,
• usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych, gdy przetwarzanie opiera się na umowie lub zgodzie i odbywa się w sposób zautomatyzowany,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na jej podstawie; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania z praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@gabinetypapilio.pl. Administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobie składania skarg są dostępne na stronie www.uodo.gov.pl.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak danych kontaktowych lub informacji niezbędnych do obsługi sprawy może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi, umówienie spotkania lub realizację usługi. Jeżeli podanie określonych danych wynika z przepisów prawa albo jest konieczne do świadczenia usługi, osoba zostanie o tym poinformowana przed ich zebraniem.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników strony decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Administrator nie prowadzi profilowania użytkowników strony.

11. Dane dzieci

W sprawach dotyczących dziecka kontakt z Gabinetami Papilio powinien co do zasady nawiązać rodzic lub opiekun prawny. Dane dziecka są przetwarzane tylko w zakresie potrzebnym do udzielenia odpowiedzi, organizacji spotkania lub świadczenia uzgodnionej pomocy, z poszanowaniem dobra dziecka, jego prywatności i tajemnicy zawodowej.

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych, zakresu i celu przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby upoważnione lub podmioty działające na podstawie odpowiedniej umowy i zobowiązane do zachowania poufności.

13. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany sposobu działania strony, zakresu usług, wykorzystywanych dostawców lub obowiązujących przepisów. Aktualna wersja dokumentu powinna być udostępniana osobom, których dane dotyczą, wraz z datą rozpoczęcia jej obowiązywania.

14. Podstawy prawne i źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO), w szczególności art. 6, art. 9 i art. 13-22.
• Ustawa z 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej, w szczególności art. 399-400.
• Materiały informacyjne Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: www.uodo.gov.pl.